8 pasos para trabajar con tus clientes y prevenir impagos en tu empresa

En la actualidad, la situación de la pandemia y el COVID-19 ha tenido un gran impacto en las empresas. La inestabilidad económica y social que ha surgido a partir de la cuarentena ha hecho que la estabilidad de los ingresos de sectores económicos tambalee. Debido a esto, los impagos por parte de los clientes de muchas empresas han ido incrementado, lo cual también afecta la ya dañada estructura de la compañía, aquí vamos a intentar prevenir impagos en tu empresa.

Y los impagos por parte de clientes o proveedores no es algo que solo se ve en las principales compañías de la industria. De hecho, estos se hacen mucho más prominentes en pequeñas empresas, e incluso los freelancers sufren por ello. Por ello, es necesario crear una estrategia y planificación que, paso a paso, te permita prevenir la alta tasa de impagos que se presencia en la actualidad. Aquí te la especificamos.

1. ¿Ya sabes si tus clientes o proveedores tienen impagos?

En la actualidad las listas de clientes o proveedores morosos se han puesto muy de moda. Se trata de una planilla o lista que muchas empresas realizan para exponer a aquellos morosos de su compañía. Ya sea que estés tratando con un nuevo individuo, o hayas notado que suele tener muchas con tus servicios, lo mejor es buscar su nombre en alguna de estas listas. El listado suele reflejar su situación financiera y los impagos adeudados que tiene actualmente, esta lista es muy importante para prevenir impagos en tu empresa.

2. Establece condiciones y normas para el cobro de impagos de clientes

Cuando no existen normas claras establecidas, son muchos los clientes que establecen sus propias condiciones para el cobro de un impago. Y como es de esperarse, estas normas solo acatan a sus necesidades. Por ello, debes ser firme y establecer tus propias condiciones desde el principio, y no aceptar las propuestas si no son de tu conveniencia. La mejor opción es llegar a un punto intermedio en que ambas partes estén de acuerdo.

3. Da el ejemplo

No puedes exigir lo que no das. Si tu empresa suele inmiscuirse en impagos con tus proveedores o clientes, es probable que estos no te tomen en serio. Debido a ello, puede pasar que ellos también adopten una actitud morosa. Es por eso que debes dar el ejemplo pagando dentro de los plazos establecidos. De esta forma, tu empresa se verá mucho más seria y ordenada, por lo que incitará a otros a mantener la responsabilidad con tu compañía.

4. Ofrece servicios y productos de calidad para prevenir impagos en tu empresa

Una excusa muy frecuente para los impagos de los clientes es el descontento con un producto o servicio. Te dirán que no están satisfechos y que no desean pagar por algo de mala calidad. Por ello, siempre debes asegurarte que tu labor acata a las obligaciones y condiciones acordadas con el cliente. De esa forma, no tendrán nada que reclamarte, y tú no tendrás por qué soportar largos plazos de deudas.

5. Determina un sistema de penalizaciones

Muchos clientes se verán más motivados a liquidar sus impagos si saben que existe una penalización por ello. Por supuesto, debes asegurarte de que tus penalizaciones sean justas y legales, por lo que deberás documentarte. Por ejemplo, en el caso de un servicio de entretenimiento, puedes suspender al cliente de seguir disfrutando del mismo hasta que su deuda haya sido saldada.

6. Considera a tus clientes

No todos los clientes son morosos empedernidos. Crea un sistema en el que puedas adaptarte a las necesidades de cada cliente, dependiendo de su responsabilidad en cuanto a los impagos. Por ejemplo, existen clientes que crean incidencias ocasionalmente o los que siempre lo hacen. Asimismo, seguramente tienes clientes que han tenido impagos, pero resuelven el problema lo más pronto posible. Son todos aspectos que debes considerar.

7. Crea y mantén tu base de datos

La clave de controlar los impagos de tus clientes y proveedores, es tenerlos todos registrados en una base de datos. Esto te ayudará a tomar decisiones y precauciones más específicas. Por ejemplo, te permitirá saber que acciones tomar dependiendo del plazo del impago, las modificaciones que se hayan realizado y el punto en el que se encuentren tus clientes. Asimismo, te permite observar un historial de acciones pasadas.

8. ¿Ya consideraste una política de créditos?

El paso anterior también puede servirte como un punto de referencia para crear una política de créditos en tu empresa. Dependiendo de las circunstancias en las que surgen los impagos de clientes, la frecuencia y los plazos, puede que los créditos sean una adición positiva. Por otro lado, siempre debes fijar un máximo de crédito para asegurar que los ingresos o estabilidad económica de tu negocio no se vean afectados.