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6 CONSEJOS pr谩cticos para MEJORAR el PROCESO de COBROS

Hay muchas cosas diferentes que se requieren para聽hacer que un negocio funcione.聽Generar ventas es muy importante, por supuesto, as铆 como contratar a los empleados adecuados y gestionarlos bien. Garantizar que las operaciones se desarrollan sin problemas tambi茅n lo es. Pero hay un componente imprescindible para la buena marcha del negocio que muchos empresarios y profesionales pasan por alto:聽mejorar el proceso de cobros.聽Hay m谩s empresas que 鈥榝allan鈥 debido a un聽flujo de caja libre聽deficiente que a la falta de ventas e ingresos.

C贸mo mejorar el proceso de cobros

Como propietarios de PYMES o profesionales independientes, a veces, podemos sentirnos impotentes cuando se trata de hacer que los clientes paguen sus cuentas a tiempo. Sin embargo, esta no es la mejor actitud que podemos adoptar para afrontar el cobro de deudas. Es m谩s positivo聽ser proactivo haciendo que聽la gesti贸n de cobros sea una prioridad, no solo del departamento de administraci贸n sino de toda la empresa.

Y para ello, tenemos que dise帽ar una聽estrategia de negocio聽orientada a evitar el retraso en los cobros y mejorar el cobro de morosos cuando suceda. Y para dise帽ar esa estrategia, necesitamos que participe todo el equipo, desde administraci贸n, ventas a, incluso, producto o IT. Vamos a ver algunos consejos pr谩cticos para mejorar la gesti贸n de cobros:

Crear un informe de cobros pendientes

El primer paso para mejorar la gesti贸n de cobros es聽determinar el estado de pago actual de todas las cuentas por cobrar.

Si no cuentas con un聽programa de facturaci贸n聽que cree un聽reporte autom谩tico y en tiempo real聽como Billage, puedes crear un informe y ordenar tus facturas impagadas de acuerdo a su vencimiento, n煤mero de d铆as vencidas, cliente e importe, por ejemplo. De esta forma, puedes聽detectar los posibles problemas de cobro anticipadamente,聽antes de que las cuentas se retrasen significativamente.

Ser activo en los esfuerzos de facturaci贸n y cobro

Hay cosas que podemos hacer al enviar facturas para聽ayudar a que los clientes las paguen m谩s f谩cilmente.聽Por ejemplo, asegurarse de que las facturas sean claras y completas, sin que falte informaci贸n que pueda hacer que el departamento de contabilidad de nuestro cliente la expulse del sistema para su posterior revisi贸n.

Trabajando con Billage, por ejemplo, puedes聽personalizar tus facturas聽incluyendo toda la informaci贸n y聽enviarlas por email en formato PDF聽para acelerar el proceso de cobro.

Tambi茅n es recomendable聽conocer los procedimientos de pago de facturas de cada cliente para poder hacer un seguimiento聽m谩s minucioso. Por ejemplo, unos d铆as antes del vencimiento de pago, puedes comunicarte con el departamento de contabilidad del cliente para asegurarte de que tienen todo lo necesario para realizar el pago, especialmente si la factura tiene un importe grande.

Otra forma de agilizar la gesti贸n de cobros es el聽env铆o de remesas bancarias.聽De esta forma, en el vencimiento se cargar谩n los recibos correspondientes en la cuenta del cliente. Tus clientes ahorran el tiempo de hacer las transferencias y tu cobras tus facturas a tiempo.

Actuar r谩pido frente a las facturas impagadas

Hay estudios que demuestran que聽cuanto m谩s se tarda en cobrar una cuenta pendiente,menos probable es que se cobre,聽ya sea parcialmente o en su totalidad. Entonces, el d铆a 45 no es el momento de contactar a un cliente sobre un pago vencido el d铆a 30.

En cambio, deber铆as llamar o enviar un correo electr贸nico a los clientes聽el primer d铆a que el pago se retrasa.聽Comienza con un recordatorio suave de que el pago ya se ha vencido, esto suele ser suficiente para que la mayor铆a de los clientes paguen de inmediato. Sin embargo, si el pago no se recibe dentro de un periodo de tiempo razonable o tras varios avisos,聽puede llegar a ser necesario comunicaciones m谩s firmes, por ejemplo, una carta de reclamaci贸n que informe a tus clientes de que pueden llevar a cabo acciones legales si el pago no se recibe en un determinado plazo.

Ofrecer un descuento por pronto pago para mejorar el proceso de cobros

Cobrar por anticipado por tus productos/servicios desde luego es la mejor forma de asegurar los pagos y evitar retrasos. Pero si no es posible aplicar esa forma de pago en tu negocio,聽ofrecer un descuento por pronto pago puede ser una buena alternativa.

Por ejemplo, puedes ofrecer un descuento del 2% si los clientes pagan en 10 d铆as en lugar de en 30 d铆as. Supone un coste ofrecer este tipo de descuento, pero el aumento del flujo de caja puede merecer la pena.

Negociar un plan de pagos con los clientes morosos

Puede ocurrir que un cliente con facturas pendientes te informe que est谩 teniendo problemas de liquidez y te pida flexibilizar los pagos. En ese caso, puedes ofrecerle聽un plan de pagos a plazos聽asegur谩ndote de establecer muy claras las condiciones, los nuevos plazos y de ponerlo por escrito. Y realizar todas las ventas futuras al contado/pago anticipado hasta que el montante vencido sea pagado en su totalidad.

Usar los instrumentos financieros a tu alcance

Los bancos ofrecen una amplia gama de productos financieros que te pueden ayudar a mejorar el cobro de facturas y la liquidez de tu negocio. Por ejemplo, anticipar los cobros a trav茅s del聽factoring聽o del聽confirming聽o disponer de una聽p贸liza de cr茅dito聽para disponer de liquidez cuando haya retrasos en los cobros.

Otra opci贸n interesante puede ser contratar un聽seguro de cobro聽para asegurarse el cobro frente a impagos y minimizar los riesgos mejorando el proceso de cobros.

Conocer a tus clientes, una buena comunicaci贸n con ellos y un sistema 谩gil para gestionar tus facturas y cobros son esenciales para la buena salud financiera de tu empresa.

Puedes ver m谩s art铆culos relacionados en Nuestro Blog de Gesti贸n de Cobros.

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